Afdrukken

Algemene voorwaarden vrijetijdsactiviteiten gemeente Olen

1. De organisatie

Het gemeentebestuur van Olen organiseert tijdens vakantieperiodes diverse vrijetijdsactiviteiten voor kinderen. Voor alle informatie kan je terecht bij de beleidsmedewerkers van de dienst vrije tijd.

Dienst vrije tijd
Lichtaartseweg 9
2250 Olen
014 27 94 22
vrije.tijd@olen.be
maandag: 9.00-12.00 uur, 13.00-16.00 uur, 17.30-20.00 uur
dinsdag: 9.00-12.00 uur
woensdag: 9.00-12.00 uur, 13.00-16.00 uur
donderdag: 9.00-12.00 uur
vrijdag: 9.00-12.00 uur

2. Periode en uurregeling

De periodes van de vrijetijdsactiviteiten worden jaarlijks vastgelegd in een beslissing van het schepencollege.

De vrijetijdsactiviteiten vinden steeds plaats van 9.00 tot 16.00 uur. Er is ter plaatse vooropvang vanaf 8.30 uur en naopvang tot 16.30 uur.

Bij bepaalde vrijetijdsactiviteiten bestaat de mogelijkheid om enkel aan de voormiddagsessie (van 9.00 tot 12.00 uur) of enkel aan de namiddagsessie (van 13.00 tot 16.00 uur) deel te nemen. Bij sportkampen is steeds enkel deelname aan een volledige dag mogelijk.

Tijdens de openingsuren van het Centrum Voor Kinderopvang (CKO) is er vooropvang vanaf 7.00 uur en naopvang tot 18.00 uur in de Olense Kinderclub. Het CKO organiseert vervoer van en naar de locatie van de vrijetijdsactiviteiten.

3. Deelnemers

De vrijetijdsactiviteiten staan voor iedereen open.

De minimale en maximale leeftijd van de deelnemers wordt voor elke vrijetijdsactiviteit vastgelegd in een beslissing van het schepencollege.

Voor bepaalde vrijetijdsactiviteiten worden de deelnemers onderverdeeld in leeftijdsgroepen. Voor bepaalde vrijetijdsactiviteiten (sportkampen, cultuurweek, …) geldt er een beperking op het minimum en maximum aantal deelnemers per dag. Speelpleinwerking Olefant werkt niet met een dergelijke beperking op het aantal deelnemers.

4. Begeleiders

De vrijetijdsactiviteiten worden begeleid door vrijwillige begeleiders en lesgevers. Voor bepaalde vrijetijdsactiviteiten werkt de gemeente Olen samen met een externe partnerorganisatie, dewelke dan voor de begeleiding van de vrijetijdsactiviteiten instaat.

De deelnemers worden verwacht om de richtlijnen van de begeleiders na te leven en het gebruikte (sport)materiaal met het nodige respect te behandelen. De begeleiders zullen ouders steeds informeren over afwijkend gedrag.

5. Inschrijven

Inschrijven voor de vrijetijdsactiviteiten dient steeds op voorhand te gebeuren. Enkel voor de speelpleinwerking Olefant is inschrijven ter plaatse, op de dag zelf, ook nog mogelijk.

Op voorhand inschrijven is mogelijk op twee manieren:

  1. via de online inschrijvingsmodule op olen.ticketgang.eu. Deze inschrijvingsmodule is ook bereikbaar via www.olen.be.
  2. bij de dienst vrije tijd tijdens de openingsuren.

De inschrijvingen starten steeds op een vooraf bepaalde datum. Deze datum kan verschillen voor methode 1 versus methode 2. Het is onmogelijk om voor deze data een geldige inschrijving te doen.

Een inschrijving is pas definitief na betaling van de deelnameprijs.

Inschrijven voor de voor- en naopvang kan via het inschrijvingsformulier dat verkrijgbaar is in de promotiebrochure, bij de dienst vrije tijd en het CKO en op www.olen.be.

6. Medische fiche

De medische fiche wordt aan deelnemers aangeboden op het moment van inschrijving, zowel via de online inschrijvingsmodule op olen.ticketgang.eu als bij een inschrijving bij de dienst vrije tijd.

De deelnemer wordt verwacht om voor aanvang van de vrijetijdsactiviteit, de medische fiche, ingevuld en ondertekend te bezorgen aan de dienst vrije tijd. Dit kan uiterlijk op de eerste dag van deelname.

De medische fiche dient enkel voor intern gebruik en wordt door de begeleiders gebruikt om gepast om te gaan met specifieke medische aandachtspunten van de deelnemers. Deze informatie is vertrouwelijk en blijft in het bezit van de dienst vrije tijd.

7. Bijdrage

De deelnameprijzen worden voor elke activiteit vastgelegd in een beslissing van het schepencollege. Het tarief is steeds identiek voor beide inschrijvingsmethodes.

In de deelnameprijs is steeds het volgende inbegrepen:

  • vrijetijdsactiviteit met begeleiding;
  • vooropvang vanaf 8.30 uur en naopvang tot 16.30 uur;
  • verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen;
  • een drankje en een vieruurtje;
  • busvervoer (enkel bij uitstappen).

In de deelnameprijs is de voor- en naopvang in de Olense Kinderclub, alsook het transport van- en naar de Olense Kinderclub, niet inbegrepen.

8. Inschrijving annuleren

De deelnemer kan zijn inschrijving enkel annuleren met een geldig afwezigheidsattest (bijvoorbeeld een doktersbriefje). Zonder een dergelijk attest heeft de deelnemer geen enkel recht op terugbetaling van de deelnameprijs.

9. Ziekte

Kinderen met koorts, luizen of een besmettelijke ziekte kunnen niet deelnemen aan de vrijetijdsactiviteiten.

Als ouders op de hoogte zijn van medische problemen bij hun kind, die enerzijds een gevaar zouden betekenen voor de begeleiders en andere aanwezige kinderen of die anders waakzaamheid van de begeleiders vergen, dan moeten zij dit verplicht melden aan de dienst vrije tijd.

Als een deelnemer tijdens de vrijetijdsactiviteiten plots ernstig ziek wordt, zal de dienst vrije tijd trachten de ouders te bereiken om verdere afspraken te maken. Indien de ouders, of de alternatieve contactpersoon opgegeven op de medische fiche onbereikbaar zijn, zal de dienst vrije tijd het initiatief nemen om contact op te nemen met de huisarts van het gezin. Bij hoogdringendheid kunnen de hulpdiensten ingeschakeld worden. Ouders worden in dit geval onmiddellijk op de hoogte gebracht van de situatie.

De begeleiders zullen tijdens de vrijetijdsactiviteiten geen medicatie toedienen, tenzij de uitdrukkelijke toelating en de nodige richtlijnen van de behandelende arts op voorhand bezorgd worden.

10. Programma

Bij sommige vrijetijdsactiviteiten wordt het programma op voorhand vastgelegd en gecommuniceerd. Door in te schrijven aanvaardt de deelnemer het voorgestelde programma.

Het programma van de vrijetijdsactiviteit is echter steeds indicatief en kan aangepast worden in functie van het weer, de omstandigheden, de deelnemers, … De deelnemer legt zich neer bij een programmawijziging die door de begeleiders noodzakelijk wordt geacht.

11. Afgelasting

De deelnemer is er zich van bewust dat vrijetijdsactiviteiten door de dienst vrije tijd afgelast kunnen worden en dit omwille van:

  • gebrek aan inschrijvingen;
  • onvoorziene omstandigheden.

In geval van afgelasting wordt de deelnameprijs volledig terugbetaald.

12. Vervoer

De gemeente Olen verzorgt geen vervoer van en naar de vrijetijdsactiviteiten. De deelnemers worden steeds door hun ouders of hun vervangers van en naar de vrijetijdsactiviteiten gebracht en afgehaald.

De gemeente Olen verzorgt enkel het vervoer:

  • van en naar de locatie van een uitstap voor vrijetijdsactiviteiten die als een uitstap aangekondigd worden.
  • van en naar de Olense Kinderlclub voor deelnemers die bij het CKO ingeschreven zijn voor de voor- en naopvang.

13. Verzekering

Alle ingeschreven deelnemers en begeleiders zijn tijdens de vrijetijdsactiviteiten verzekerd tegen lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. De ongevalaangifteformulieren zijn op elke vrijetijdslocatie verkrijgbaar en moeten binnen de 48 uren na het ongeval, volledig ingevuld door de behandelende arts en ouders, terug bezorgd worden.

Schade, verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen zijn niet verzekerd. De dienst vrije tijd raadt de deelnemer aan om geen waardevolle bezittingen mee te brengen naar de vrijetijdsactiviteiten.

De verzekeringspolissen liggen ter inzage bij de dienst vrije tijd.

14. Fiscaal attest

Deelname van kinderen, jonger dan 12 jaar, aan opvang- en vrijetijdsinitiatieven is fiscaal aftrekbaar.

Na afloop van de vrijetijdsinitiatieven stelt de dienst vrije tijd voor iedere deelnemer een fiscaal attest ter beschikking. Deze attesten worden automatisch bezorgd via elektronische post en zijn steeds te raadplegen en af te drukken onder de gezinsaccount op olen.ticketgang.eu Indien bij inschrijving geen geldig e-mailadres opgegeven werd, zal het fiscaal attest per gewone post bezorgd worden.

15. Privacybeleid

De dienst vrije tijd vraagt bij inschrijving voor vrijetijdsactiviteiten persoonlijke gegevens op van de deelnemer en diens gezin. Het gaat over administratieve gegevens van de deelnemer, de ouders en de gezinstoestand en medische gegevens van de deelnemer, voor zover deze van belang zijn voor een goede werking van de inschrijvingen en de vrijetijdsactiviteiten.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt door Ticketgang bvba en zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens), zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van de persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens).

De persoonsgegevens worden opgeslagen in een persoonlijke gezinsaccount in de webmodule van Ticketgang en worden niet verspreid aan derden. Deelnemers en ouders hebben steeds inzagerecht om deze gegevens te verifiëren en correctierecht om deze gegevens te corrigeren.

Alle vragen of opmerkingen kunnen steeds bezorgd worden aan Ticketgang bvba:

Ticketgang bvba
Biestraat 87
3191 Boortmeerbeek
info@ticketgang.be

De dienst vrije tijd is ertoe verplicht om de deelnemer erop te wijzen dat foto’s die genomen werden tijdens de vrijetijdsactiviteiten, verwerkt en eventueel gebruikt kunnen worden in gemeentelijke publicaties. Indien de deelnemer hiervoor geen toestemming wenst te geven, kan dit schriftelijk gemeld worden aan de dienst vrije tijd.

16. Vragen, bemerkingen en klachten

Eventuele vragen, bemerkingen en klachten in verband met organisatorische of beleidsmatige items betreffende de vrijetijdsactiviteiten kunnen steeds gemeld worden aan de dienst vrije tijd.

Indien de deelnemer zich niet gehoord voelt bij het personeel van de dienst vrije tijd, kan hij of zij desgewenst contact opnemen met de klachtencoördinator van de gemeente Olen:

Nele De Munter
Dorp 1
2250 Olen
014 27 94 41
nele.de.munter@olen.be

Alle betwistingen met betrekking tot de organisatie van deze vrijetijdsactiviteiten vallen onder de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Laatste wijziging Algemene Voorwaarden: 2018-11-26